日頃MacやiPhoneを使っていると、Microsoftのアプリはあんまり意識しなくなってくるけど、仕事ではまだまだOffice系のアプリはスタンダード。会社のPC、家のMac、iPhone、iPad miniと、作業する場所も時間もどこで何が必要になるかは分からない。そこでDropboxなどのクラウドストレージを使うわけだけど、これがOffice系のファイルをストレス無く扱うとなると、意外と選択肢が限られてくる。
それがここへきてMicrosoftがかなりスマートフォンアプリにチカラを入れてきて、かなり状況が変わってきた。しかもアプリ同士の連携がバッチリで、うまく使うとどこでも仕事の書類も扱える。
Dropboxを基幹にする
まずは基幹となるストレージはDropboxにする。クラウドストレージと言ってもかなりたくさんあって、Office系ファイルだけの扱いならMicrosoftのOneDriveを使うのが良いかも知れないけど、それ以外のアプリとの連携も考えるとこれになる。理由は後述。
Office三兄弟アプリをDropboxと連携する
Office三兄弟のiOSアプリももちろんインストール。Microsoftアカウントを取得してログインすると、iPhoneでもiPadでも主要な機能は無料で使える。ネイティブアプリなので、他のアプリにありがちなレイアウトの崩れも無い。書類をイチから作成するのはPCで行っておいて、閲覧したり、修正したりする使い方も便利。
OneDriveとの連携はもちろんのこと、どれもDropboxとの連携ができるのがポイント。ファイルをDropboxから開けば、変更を加えてもすぐに自動的にアップロードされるので、いつどんなデバイスで開いても常に最新の状態で作業できる。
紙の書類も電子化して一箇所に集める
仕事で効率を高めるにはファイルの整理が大事。必要な時にすぐに目的のファイルにアクセスできること。これにはとにかく基幹とするDropboxに全ての書類を集めておくと捗る。仕事だとまだまだ紙の資料も多くて、これを電子化してストックしておくことが必要となるけど、この作業をいかに簡単に手間無く行うかがカギ。これには３つのアプリを組み合わせて使う。
最近出てきたMicrosoftのこのOffice Lensというアプリが結構スグレモノ。写真をとって書類を保存できるスキャナーアプリは色々とあるけれど、これは単に書類を画像やPDFファイルとして保存するだけでなく、OCR機能の精度が高い。撮った写真をそのままWordやPowerpointと連携して開けて、文字が自動的にテキスト化されている。OneDriveにも自動的にアップロード。
実際にヨーロッパ各国の言語などもスキャンしてみたけど、精度は高くてほとんど修正せずに使える。デザイン系の仕事をする人にもこのテキスト化機能は非常に便利だと思う。
スキャンアプリとメモアプリもたくさん種類があって迷うけど、Scanner ProとGoodNotesをチョイス。この二つはどちらもDropboxに自動でアップロードしてくれるのがポイント。とにかくこのやり方は手間を掛けずに続けられることがカギなので、一つでも作業を減らせるものを選んでいく。
メールアプリをOutlookにする
メールアプリは長らくGmailのネイティブアプリを使っていたけれど、今は削除してOutlook for iOSアプリに乗り換えた。
Gmailはもちろん、様々なメールアカウントを全部統合出来る上に、スケジュール、クラウドストレージのファイル管理、連絡先が一個のアプリになっている。Gmailアプリから乗り換えた理由の一つが添付ファイル。各クラウドストレージと連携しているので、メールから直接ファイルを選んで添付出来る。あと地味に便利なのが、スワイプすることで既読にすることができる機能。Gmailアプリだと全部選択してから既読にする処理をしないといけないけど、未読が溜まっている時はこっちのが早い。
もう一つ便利なのがスケジュール機能。GoogleやiCloudのカレンダー表示をしてくれるのはもちろん、空き時間の送信も時間帯をタッチしていくだけで簡単に出来るので、アポイントの調整も捗ります。
さらにMicrosoftとDropboxとのさらなる連携の強化が発表された。Web上のOffice Onlineを利用してDropboxにあるOfficeファイルを直接編集したり、逆にDropboxからOfficeアプリでファイルを開いて編集したりできるようになった。
うん、自分の選択は間違ってなかったっぽい(笑)。くれぐれもセキュリティには気をつけて。
